Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• My Eventplanner / Opdrachtnemer: de eenmanszaak My Eventplanner, waarvan Lisa [achternaam — nog aan te leveren] eigenaar is, die zakelijke evenementen organiseert en coördineert voor opdrachtgevers.
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon, waaronder in de praktijk met name bedrijven, die aan My Eventplanner de opdracht geeft om een evenement te organiseren en/of met wie My Eventplanner een offerte of overeenkomst aangaat.
• Evenement: het zakelijke evenement waarvoor de opdracht wordt verleend, zoals een bedrijfsfeest, teambuilding, heidag, relatiedag, congres of productlancering.
• Offerte: het door My Eventplanner op maat opgestelde voorstel, waarin onder meer de scope van de dienstverlening, de werkzaamheden en de daarmee samenhangende kosten zijn beschreven.
• Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht die tussen My Eventplanner en Opdrachtgever tot stand komt op het moment dat Opdrachtgever de offerte aanvaardt.
• Externe leverancier: een zelfstandige derde partij, zoals een locatie, cateraar of entertainmentaanbieder, die door My Eventplanner namens of in overleg met Opdrachtgever wordt ingeschakeld voor de uitvoering van een onderdeel van het evenement.

Artikel 2. Identiteit van de onderneming

My Eventplanner is een eenmanszaak van Lisa [achternaam — nog aan te leveren].

• Vestigingsadres: [VESTIGINGSADRES — nog aan te leveren]
• KvK-nummer: [KVK-NUMMER — nog aan te leveren]
• Btw-identificatienummer: [BTW-NUMMER — nog aan te leveren]
• E-mailadres: info@myeventplanner.nl
• Telefoonnummer: [TELEFOONNUMMER — nog aan te leveren]

Het e-mailadres info@myeventplanner.nl is het primaire contactkanaal voor alle communicatie met My Eventplanner, waaronder offerteaanvragen, vragen over een lopende opdracht en klachten.

Artikel 3. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke offerteaanvraag, offerte en overeenkomst tussen My Eventplanner en Opdrachtgever, voor zover hiervan niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk (waaronder ook per e-mail wordt verstaan) is afgeweken.

Eventuele algemene (inkoop)voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen en zijn niet van toepassing op de overeenkomst, tenzij My Eventplanner de toepasselijkheid daarvan uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Indien een of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig blijken te zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.

Artikel 4. Aanvraag en offerte / totstandkoming van de overeenkomst

Opdrachtgever kan vrijblijvend een offerte aanvragen via het contactformulier op de website van My Eventplanner of door een kennismakingsgesprek aan te vragen. Aan een offerteaanvraag of een kennismakingsgesprek zijn voor Opdrachtgever geen kosten of verplichtingen verbonden.

Ieder evenement is maatwerk. My Eventplanner werkt daarom niet met vaste pakketprijzen. In het kennismakingsgesprek worden het budget van Opdrachtgever en de mogelijkheden daarbinnen besproken. Op basis van de wensen, het budget en de doelgroep van Opdrachtgever stelt My Eventplanner een offerte op, zodat Opdrachtgever weet waar hij aan toe is voordat hij iets vastlegt.

In de offerte legt My Eventplanner vooraf vast wat wel en niet onder de dienstverlening valt, zodat dit voor beide partijen duidelijk is. Daarbij gaat het onder meer om locatiekeuze, programma, coördinatie en het aanspreekpunt op de dag zelf. Losse kosten, zoals catering of locatiehuur, worden in de offerte altijd apart benoemd en vallen niet automatisch onder de dienstverlening van My Eventplanner zelf.

Elke offerte vermeldt, indien van toepassing, haar geldigheidsduur. Ontbreekt een geldigheidstermijn, dan geldt de offerte als vrijblijvend en kan zij door My Eventplanner worden herzien of ingetrokken zolang Opdrachtgever haar niet heeft aanvaard.

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever de offerte schriftelijk (waaronder ook per e-mail wordt verstaan) aanvaardt. Wijzigingen op een reeds aanvaarde offerte zijn alleen geldig indien beide partijen deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 5. Uitvoering van de opdracht

My Eventplanner voert de regie en coördinatie van het evenement en treedt op als aanspreekpunt voor Opdrachtgever, zowel tijdens de voorbereiding als op de dag van het evenement zelf, zoals nader omschreven in de offerte.

Voor onderdelen van het evenement, zoals locatie, catering en entertainment, schakelt My Eventplanner externe leveranciers in namens of in overleg met Opdrachtgever. Deze externe leveranciers zijn zelfstandige ondernemingen die onder eigen verantwoordelijkheid en doorgaans onder eigen (leverings)voorwaarden werken. My Eventplanner selecteert deze externe leveranciers met de nodige zorgvuldigheid, maar is geen partij bij de uitvoering van hun eigen dienstverlening.

Opdrachtgever verstrekt My Eventplanner tijdig alle informatie en medewerking die redelijkerwijs nodig is voor een goede uitvoering van de opdracht, waaronder informatie over wensen, aantallen deelnemers, programma-onderdelen en eventuele bijzondere omstandigheden. Vertraging of tekortkomingen die het gevolg zijn van het niet, niet tijdig of onvolledig verstrekken van deze informatie door Opdrachtgever, komen voor rekening en risico van Opdrachtgever.

My Eventplanner voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen, in de hoedanigheid van een inspanningsverbintenis. Dit houdt in dat My Eventplanner zich inspant om het gewenste resultaat te bereiken, zonder dat dit resultaat wordt gegarandeerd.

Artikel 6. Wijziging en annulering van het evenement

Wijzigingen in de omvang, inhoud of planning van het evenement nadat de overeenkomst tot stand is gekomen, worden steeds in overleg tussen partijen vastgesteld. Dergelijke wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor de prijs, de planning en de reeds gemaakte afspraken met externe leveranciers.

De voorwaarden waaronder het evenement (gedeeltelijk) kan worden geannuleerd, worden per project vastgelegd in de offerte. Deze annuleringsvoorwaarden zijn afhankelijk van de reeds gemaakte afspraken met locaties en leveranciers voor het betreffende evenement en kunnen daardoor per opdracht verschillen. De in de offerte overeengekomen annuleringsvoorwaarden zijn bepalend voor de rechten en verplichtingen van partijen bij annulering.

Voor zover de offerte voor een specifieke situatie geen annuleringsregeling bevat, geldt dat Opdrachtgever bij annulering gehouden is om aan My Eventplanner te vergoeden: (i) de door My Eventplanner redelijkerwijs reeds gemaakte kosten, en (ii) de verplichtingen die My Eventplanner ten behoeve van het evenement reeds is aangegaan jegens externe leveranciers en die niet (kosteloos) kunnen worden geannuleerd, onverminderd een redelijke vergoeding voor de door My Eventplanner tot het moment van annulering reeds verrichte werkzaamheden.

Opdrachtgever wordt verzocht om bij een (dreigende) annulering zo snel mogelijk contact op te nemen met My Eventplanner, zodat partijen samen de beschikbare opties kunnen bekijken.

Artikel 7. Prijzen en betaling

De prijs voor de dienstverlening van My Eventplanner wordt, gelet op het maatwerkkarakter van elk evenement, per opdracht vastgesteld en vastgelegd in de offerte. Losse kosten, zoals catering of locatiehuur, worden daarbij apart benoemd en zijn niet in de prijs voor de coördinerende dienstverlening van My Eventplanner begrepen, tenzij in de offerte anders is aangegeven.

Alle in de offerte genoemde prijzen zijn, tenzij anders vermeld, exclusief btw.

Facturen van My Eventplanner dienen te worden betaald binnen 14 dagen na de factuurdatum, tenzij in de offerte of overeenkomst een andere betaaltermijn is overeengekomen.

Indien Opdrachtgever niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is My Eventplanner gerechtigd de wettelijke (handels)rente in rekening te brengen over het openstaande bedrag, alsmede de redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte in rekening te brengen, met inachtneming van de daarvoor geldende wettelijke grenzen.

Artikel 8. Aansprakelijkheid

My Eventplanner is uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de eigen, coördinerende en adviserende dienstverlening zoals omschreven in de offerte.

My Eventplanner is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit een tekortkoming, fout of nalatigheid van een externe leverancier (zoals een locatie, cateraar of entertainmentaanbieder) die door My Eventplanner namens of in overleg met Opdrachtgever is ingeschakeld. Deze externe leveranciers zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de eigen prestaties en de eigen aansprakelijkheid jegens Opdrachtgever, ook wanneer My Eventplanner bij de keuze of inschakeling van de externe leverancier betrokken was.

My Eventplanner is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder onder meer gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

De aansprakelijkheid van My Eventplanner is te allen tijde beperkt tot datgene wat op grond van de wet en deze algemene voorwaarden redelijkerwijs voor vergoeding in aanmerking komt, en laat onverlet dat partijen in de offerte nadere afspraken over aansprakelijkheid kunnen vastleggen.

Opdrachtgever vrijwaart My Eventplanner voor aanspraken van derden die verband houden met het evenement, voor zover deze aanspraken niet het gevolg zijn van een toerekenbare tekortkoming van My Eventplanner zelf.

Artikel 9. Overmacht

In geval van overmacht is My Eventplanner niet gehouden tot vergoeding van enige schade en is nakoming van de overeenkomst tijdelijk opgeschort, zolang de overmachtssituatie voortduurt.

Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: iedere omstandigheid die de uitvoering van het evenement of de dienstverlening van My Eventplanner verhindert, vertraagt of onredelijk bezwaarlijk maakt, en die niet aan My Eventplanner is toe te rekenen, waaronder (maar niet beperkt tot) ziekte, overheidsmaatregelen, stakingen, extreme weersomstandigheden, en het geheel of gedeeltelijk uitvallen, annuleren of niet (tijdig) leveren door een externe leverancier als gevolg van een omstandigheid die buiten de invloedssfeer van My Eventplanner ligt.

Indien de overmachtssituatie langer dan een redelijke termijn duurt, zijn partijen gerechtigd de overeenkomst (gedeeltelijk) te ontbinden, zonder dat dit voor My Eventplanner een verplichting tot schadevergoeding met zich meebrengt. Verplichtingen die reeds door My Eventplanner zijn nagekomen of reeds gemaakte kosten en aangegane verplichtingen jegens externe leveranciers, worden in dat geval naar redelijkheid tussen partijen afgewikkeld.

Artikel 10. Herroepingsrecht

De dienstverlening van My Eventplanner is primair gericht op bedrijven en andere organisaties die de organisatie van een zakelijk evenement uitbesteden. Voor een Opdrachtgever die bij het aangaan van de overeenkomst handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, geldt geen wettelijk herroepingsrecht.

Voor zover Opdrachtgever bij een overeenkomst met My Eventplanner kwalificeert als consument in de zin van de wet, dat wil zeggen een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, heeft Opdrachtgever het wettelijke recht om de overeenkomst binnen 14 dagen na het sluiten daarvan zonder opgave van redenen te herroepen, overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke bepalingen.

Het herroepingsrecht is niet van toepassing, of komt te vervallen, voor zover de wet dit bepaalt, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening een op maat gemaakte opdracht betreft die specifiek is afgestemd op de wensen van Opdrachtgever en waarvan de uitvoering, met instemming van Opdrachtgever, al is begonnen voordat de herroepingstermijn is verstreken.

Artikel 11. Intellectueel eigendom

Alle door My Eventplanner in het kader van de offerte of de opdracht ontwikkelde concepten, programma's, draaiboeken, voorstellen en overige werken blijven eigendom van My Eventplanner, ook indien hiervoor kosten in rekening zijn gebracht, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

Opdrachtgever mag deze concepten, programma's, draaiboeken en voorstellen niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van My Eventplanner aan derden verstrekken, openbaar maken of voor een ander evenement gebruiken, ook niet wanneer op basis van de offerte geen overeenkomst tot stand komt.

Artikel 12. Klachten

Klachten over de dienstverlening van My Eventplanner dienen zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen een redelijke termijn nadat Opdrachtgever het gebrek heeft geconstateerd, schriftelijk en gemotiveerd te worden gemeld bij My Eventplanner via info@myeventplanner.nl.

My Eventplanner streeft ernaar klachten zo snel mogelijk te behandelen en in overleg met Opdrachtgever tot een passende oplossing te komen.

Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

Artikel 13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op elke offerte en overeenkomst tussen My Eventplanner en Opdrachtgever, en op deze algemene voorwaarden, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met een offerte, een overeenkomst of deze algemene voorwaarden, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter, met inachtneming van de wettelijke regels van relatieve bevoegdheid en onverminderd het recht van partijen om een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.

Artikel 14. Wijziging van de voorwaarden

My Eventplanner is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen.

Op een reeds tot stand gekomen overeenkomst blijft in beginsel de versie van de algemene voorwaarden van toepassing die gold op het moment van het sluiten van die overeenkomst, tenzij toepassing van de gewijzigde voorwaarden op grond van de wet verplicht is of partijen anders overeenkomen.

De meest actuele versie van deze algemene voorwaarden is steeds te raadplegen via de website van My Eventplanner.